Nutzen der MBase

Ein optimal dargestelltes Managementsystem mit allen Unternehmens- und Informationsprozessen, sowie des Fehlermanagements nützt wesentlich ...

Dynamisches Informationssystem - DIS

• Steigerung der Produktivität durch effektive und effiziente Prozesse
• Unternehmensstrategie wird durch zentral erfasste, bewertbare und optimierte Prozesse unterstützt und durch die Mitarbeiter getragen (zB. Ansatz Balanced Scorecard)
• Rasche Amortisation der Investitionen innerhalb eines halben Jahres durch effiziente Erstellung und Wartung der Unternehmensinformationen und -dokumentation
• Der Administrationsaufwand für das Dokumentenmanagement sinkt auf ca. 30 – 60% gegenüber herkömmlichen Verfahren (Ausgangsbasis: Winword-Dokument, händischer Freigabelauf, Verteilung größtenteils auf Hardcopy)
• Drastische Senkung der Fehlerkosten, deren Ursache in der Anwendung falscher, bzw. ungültiger Informationen/Dokumente liegt durch Automatisierung der administrativen Abläufe. (z.B. Ausschussquoten, Kundenreklamationen, Doppelarbeiten, Nutzung von Redundanzen,...)
• 80% Reduktion der Durchlaufzeiten bei Herausgabe oder Änderung von Dokumenten (Ausgangsbasis: manuelle Verteilung von Hardcopys und manuelle Information der Änderungsläufe)
• Bis zu 50% Zeiteinsparung bei der Erstellung neuer Dokumente wie z.B. Prozess- und Funktionsbeschreibungen (Erfahrungswerte aus bestehenden Kundenprojekten, Ausgangsbasis Word-Dokument mit eingebundenen Flowcharts)
• Einfache Einführung des Produktes im Unternehmen, offene Schnittstelle zur Datenübernahme aus bestehenden Datenbanken, rasche Migration der vorhandenen Dokumentation in MBase
• Zentral abgelegtes Dokumentensystem (Server) – dezentraler Zugriff durch Anwender (Clients)
• Zugriff über allgemein verwendeten Webbrowser (auf jedem Client bereits vorhanden, keine zusätzlichen Kosten)
• Einfache und übersichtliche Darstellung des Managementsystems, auch in grafischen Darstellungen
• Änderungen in Managementsystem und Organisationsentwicklung sind mittels MBase in der Dokumentation leicht nachzuziehen
• Geringer Schulungsaufwand durch die Einfachheit der Software für jene Mitarbeiter, die mit der Erstellung und Wartung der Dokumentation betraut sind
• Mehrsprachigkeit (derzeit Deutsch, Englisch, Italienisch, Ungarisch, in Vorbereitung: Tschechisch)
  Unternehmensweiter Zugriff über eine Internetplattform möglich
• Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
• 100% Konformität mit den Anforderungen der ISO 9000
• Wirkungsvolle Unterstützung bei externen Zertifizierungen und Audits, bezüglich des Dokumentenmanagements
• MBase stellt eine zentrale Wissensdatenbank dar, da sämtliche unternehmensrelevanten Dokumente und Daten abgelegt und mittels komplexer Suchmaschinen einfach abrufbar sind

Intra-/Internet Darstellung

• Zugriff auf zentral verwaltete und gelenkte Dokumentation
• Leichtes Auffinden von Informationen mittels Suchmaschinen (inkl. Volltextsuche)
• Zugriffssteuerung mittels Berechtigungsvergabe, Username und Passwort
• Versionskontrolle: es wird immer nur die freigegebene Version eines Dokumentes angezeigt. Zugriff auf Archiv und zu bearbeitende Dokumente mittels Passwortes.
• Die Webkomponente ist eine eineindeutige Abbildung der Informationen, die in der Datenablage gespeichert sind
• Kein Wartungsaufwand, da die Webinhalte automatisch aus dem zentralen Dokumentensystem generiert werden

Dokumentenlenkung

Durch Einbindung des Managements in den Informationsfluss bei der Verwaltung der Dokumente ist gewährleistet, dass immer die richtige Version eines Dokumentes verfügbar ist

Freigaben: In den Freigabelauf involvierte Personen werden in den Dokumentlenkungsdaten definiert und mittels E-Mail verständigt

Elektronischer Freigabelauf mittels E-mail – Freigaben werden direkt aus der E-mail erteilt

Einzelpersonen oder Gruppen, die über Neuerungen oder Änderungen in Dokumenten informiert werden müssen, werden in den Dokumentlenkungsdaten definiert

Suchmaschinen inklusive Volltextsuche erleichtern das Auffinden vorhandener Informationen

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP

• Mit der MBase-KVP-Methode liegt ein Konzept vor, mit dem 90 Prozent aller Mitarbeiter in einen umfassenden Problemlösungsprozess integriert werden können. Damit wird der Grundgedanke eines lernenden Unternehmens Realität.
• Der kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) gehört zu einer der Standardmethoden, dass im Unternehmen Verbesserungen auf ökonomischer, motivationaler und kultureller Ebene erreichbar sind, indem auch die vielen kleinen Fehler, Abweichungen, Probleme und Mängel in Arbeitsprozessen systematisch und kontinuierlich erfasst, bewertet und behoben werden.
• Dadurch ist es möglich, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens dauerhaft zu optimieren. So hat eine KVP-Studie ergeben, dass von 113 befragten Unternehmen 97 Prozent über positive Erfahrungen mit KVP berichten.
• Im Sinne eines KVP wäre es ideal, wenn möglichst alle Mitarbeiter eines Unternehmens immer wieder betriebliche Prozesse auf Verschwendung hin analysieren, vorhandene Fehler aufspüren, Mängel und Hindernisse in der Aufgabenabwicklung erkennen und nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen und diese umsetzen.
• Will man diese Idee des KVP mit Leben erfüllen, benötigt man eine konkrete Vorgehensweise, also ein eine Methode, die in der Praxis eingesetzt werden kann.
• Und so hat die Merten IT AG mit MBase-KVP eine Lösung im Angebot, mit der ca. 90 Prozent aller Mitarbeiter in Problemlösungsprozesse integriert werden. Diese Lösung ist mittlerweile in über 30 Unternehmen eingeführt und wirkungsvoll umgesetzt worden.
• Strukturierter Abarbeitung von Verbesserungsvorschlägen bzw. Kundenreklamationen.